Acte scanate: citite automat și lipite la fișa imobilului

La sfârșitul unei lucrări rămâne partea de care nu se laudă nimeni: câteva mii de acte scanate care trebuie citite, trecute în aplicație și apoi lipite fiecare la fișa imobilului lui. Este muncă de zile întregi, fără nicio decizie profesională în ea. Exact genul de muncă pe care o poate prelua aplicația.

Citirea actelor

4cad are un cititor OCR cu inteligență artificială pentru actele scanate.

Ideea e simplă: datele dintr-un act scanat există deja, scrise acolo. Nu are sens ca cineva să le tasteze a doua oară dintr-un ecran în alt ecran, mai ales când e vorba de mii de acte și când tastarea repetată e chiar sursa greșelilor de mai târziu.

Împerecherea cu fișa imobilului

A doua parte a poveștii e lipirea. Pentru fiecare imobil ai de predat fișa lui plus actele care îl privesc, într-un singur document. Făcută de mână, operațiunea asta înseamnă deschis fișa, căutat scanurile, pus în ordine, salvat, de câteva mii de ori.

În 4cad alegi folderul în care ai scanurile și primești o arhivă în care fiecare imobil are un singur PDF: fișa lui, cu actele lui în spate, în ordine. Atât.

Scanurile nu pleacă de pe calculatorul tău. Lipirea și arhivarea se fac în browser, la tine. Actele proprietarilor nu se încarcă nicăieri și nu ies din firmă, ceea ce contează atât pentru clienți, cât și pentru obligațiile tale privind datele personale.

Numele fișierelor nu trebuie să fie perfecte

Aici stă partea care face diferența între o funcție care sună bine și una care chiar se folosește. În realitate, scanurile nu vin niciodată numite curat, pentru că nu le numește o singură persoană și nu toate numele sunt posibile.

• Numărul actului conține bară, de exemplu 1474/71. Bara nu poate fi folosită în nume de fișier, așa că oamenii salvează 1474-71.pdf.
• Cineva scrie cu zerouri în față: 0333/071 în loc de 333/71.
• Scanerul, când întâlnește un nume care există deja, adaugă singur o paranteză: 333 (2).pdf.
• Un act are mai multe pagini scanate separat, salvate ca 333-2.pdf, 333-3.pdf.

Toate aceste forme ajung la actul potrivit, fără să redenumești nimic. Merită insistat pe cazul cu bara: dacă 1474-71.pdf nu ar fi înțeles ca 1474/71, atunci 71 ar fi citit ca număr de pagină, iar actul ar ajunge la imobilul greșit. E genul de detaliu care nu se vede în nicio prezentare, dar care decide dacă funcția e utilă sau doar demonstrativă.

Cum se leagă de restul lucrării

Fișele pe care le lipești sunt aceleași fișe de date generate de aplicație, cu încheierea ta, cu semnătura și ștampila la locul lor. Nu sunt un document separat făcut pentru împerechere. Dacă modifici modelul de export, se schimbă și ce iese aici.

Practic, ordinea de lucru arată așa: completezi imobilele și le duci pe toate în starea Valid, îți reglezi o dată modelul fișei de date, apoi rulezi împerecherea pe folderul cu scanuri. La capăt ai arhiva cu un PDF pe imobil, gata de predat.

Cât timp înseamnă, de fapt

Socoteala e ușor de făcut și e motivul pentru care merită funcția asta. Presupune că un imobil cu actele lui îți ia două minute de căutat, deschis, pus în ordine și salvat. La o mie de imobile sunt peste treizeci de ore. La un UAT mai mare, o săptămână de om.

Nu e timp în care se ia vreo decizie profesională. E timp în care cineva calificat mută fișiere dintr-un folder în altul. Ăsta e motivul pentru care partea asta a fost automatizată înaintea altora care sună mai spectaculos.